Untuk meminimalkan biaya, terutama biaya operasional, Anda perlu mengelola biaya operasional secara efektif. Caranya bisa dengan mengatur ulang anggaran, mengimbangi pengeluaran dengan pemasukan, dan melakukan evaluasi penggunaan sarana perusahaan.
Selain itu, perusahaan juga perlu mulai melakukan otomatisasi pekerjaan secara digital dan memanfaatkan teknologi, atau bisa pula dengan melakukan pengurangan karyawan yang tidak produktif. Yuk, baca penjelasan lengkapnya di bawah ini.
1. Mengimbangi Pengeluaran dan Pemasukan
Perusahaan harus memastikan semua kegiatan operasional perusahaan bisa berjalan lancar. Itu sebabnya, perusahaan mengeluarkan berbagai biaya untuk mendukung kelancaran kegiatan usaha tersebut.
Jika pengeluaran sedikit, sementara hasil produksi besar, tentu akan menguntungkan perusahaan. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang malah mengalami kebalikannya, yaitu biaya operasional cukup besar.
Maka salah satu cara mengatasi pengeluaran yang besar ini, perusahaan harus berusaha mengimbanginya dengan pemasukan yang lebih besar.
2. Lebih Banyak Meeting di Kantor atau Virtual
Beberapa tahun belakangan tren meeting di luar, misalnya di coffee shop, menyewa hotel atau co-working space, di villa, atau di restoran, mengalami peningkatan dengan berbagai alasan.
Ada yang beranggapan meeting di luar akan membantu karyawan lebih fokus, lebih mudah menemukan ide yang inovatif, dan sebagainya. Padahal dengan meeting di luar malah menghabiskan banyak anggaran operasional.
Jika perusahaan Anda juga sering melakukannya, alangkah baiknya mulai sekarang berusaha memaksimalkan fungsi kantor untuk meeting. Alih-alih menghabiskan anggaran untuk menyewa tempat, kenapa Anda tidak membangun atau mendesain satu ruangan khusus untuk meeting di kantor saja?
Ini jelas jauh lebih hemat lho, dan bisa meminimalkan pengeluaran perusahaan hanya untuk meeting. Cara hemat lainnya, Anda bisa mengadakan meeting secara virtual, misalnya menggunakan Google meet, Zoom, atau aplikasi meeting virtual lainnya.
3. Meningkatkan SDM Berkualitas
Memiliki SDM yang berkualitas sangat membantu perusahaan karena umumnya SDM seperti ini lebih produktif. Jika karyawan mampu bekerja produktif, tentu produktivitas perusahaan juga meningkat.
Untuk meningkatkan kualitas SDM, baik secara hard skill maupun soft skill, serta meningkatkan kinerja dan profesionalitas mereka, perusahaan bisa melakukan pelatihan secara rutin.
Namun usahakan pelatihan dilakukan secara internal saja sehingga bisa menghemat biaya. Misalnya, karyawan senior menjadi pembicara dalam training kepada karyawan junior.
Cara lain, beri kesempatan kepada karyawan yang memiliki kompetensi dan prestasi untuk melatih karyawan lain demi sama-sama meningkatkan kualitas diri.
4. Mengatur Ulang Anggaran
Cara mengelola biaya operasional secara efektif bisa pula Anda lakukan dengan mengatur ulang anggaran perusahaan. Masukkan ke dalam anggaran hanya biaya-biaya yang memang untuk kebutuhan utama saja.
Sementara lakukan pengurangan untuk biaya yang kurang penting atau yang tidak terlalu berpengaruh pada kegiatan harian perusahaan.
5. Lakukan Evaluasi dan Hemat Biaya yang Bisa Dihemat
Melakukan evaluasi memungkinkan Anda mengetahui mana saja biaya yang bisa dihemat dan mana yang berpotensi meningkatkan produktivitas kerja perusahaan. Misalnya:
- Melakukan perjalanan dinas ke luar kota hanya jika memberi dampak positif yang menguntungkan bagi perusahaan.
- Mengurangi pemakaian kertas untuk mencetak dokumen dan lebih utamakan dokumen digital. Atau bisa pula mengurangi penggunaan kertas baru dengan tetap menggunakan kertas bekas (memanfaatkan halaman sebaliknya yang masih kosong untuk berbagai keperluan).
- Menghemat air dan listrik. Caranya, biasakan karyawan untuk mematikan air yang tidak digunakan, mematikan listrik saat jam pulang kantor, dan sebagainya.
6. Efisiensi Jadwal Cuti dan Lembur
Maksimalkan kinerja karyawan pada jam kerja sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan lebih banyak upah lembur hanya untuk mengejar target jumlah produksi.
Selain itu, Anda juga bisa melakukan efisiensi terhadap jadwal cuti karyawan. Misalnya, cuti karyawan boleh cuti secara bergiliran sesuai jadwal sehingga produktivitas perusahaan tetap terjaga.
7. Kurangi Penggunaan Kendaraan Perusahaan untuk Urusan Pribadi Karyawan
Jika perusahaan selama ini mengizinkan karyawan menggunakan kendaraan (mobil, truk angkutan, sepeda motor) untuk keperluan lain di luar kegiatan usaha, maka sebaiknya segera hentikan.
Biaya bahan bakar dan perawatan kendaraan lumayan besar lho anggarannya. Semakin sering kendaraan digunakan, semakin besar pula biaya perawatan dan perbaikannya. Alangkah baiknya kalau kendaraan perusahaan khusus digunakan hanya untuk kepentingan perusahaan saja.
8. Memanfaatkan Teknologi
Perkembangan teknologi sudah sangat maju sehingga Anda bisa memanfaatkannya untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan sekaligus efisiensi waktu bekerja. Misalnya, mulai menggunakan berbagai software dan aplikasi yang bisa meningkatkan operasional perusahaan.
Contoh pemanfaatan teknologi, misalnya usaha Anda merupakan toko waralaba. Anda bisa menggunakan aplikasi kasir yang memudahkan proses pencatatan pemasukan dan pengeluaran, sekaligus langsung bisa membuat laporan keuangan secara otomatis. Dengan cara ini, Anda tidak perlu lagi mempekerjakan banyak orang hanya untuk menangani bagian akuntansi dan keuangan usaha.
Pemanfaatan teknologi juga memungkinkan Anda melakukan otomatisasi untuk banyak aktivitas di perusahaan, misalnya untuk mencatat keluar masuk barang, absensi karyawan, entry data, jadwal kerja karyawan, manajemen stok barang, dan sebagainya.
9. Melakukan Penilaian Kinerja untuk Pengurangan Karyawan Tidak Produktif
Anda bisa pula melakukan penilaian kinerja karyawan secara berkala demi efisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Hasil penilaian kinerja tersebut nantinya bisa memudahkan Anda untuk melakukan pengurangan karyawan yang malas dan tidak produktif. Karyawan tipe ini sudah tentu akan membuat pengeluaran makin besar, sementara kontribusi yang mereka berikan bagi perusahaan kecil.
Meminimalkan pengeluaran biaya operasional berpotensi memperbesar keuntungan yang perusahaan dapatkan. Bahkan biaya-biaya yang sudah dihemat tersebut bisa dialokasikan untuk pengembangan perusahaan di masa depan. Selain mengelola biaya operasional secara efektif, Anda juga perlu melakukan efisiensi biaya produksi. Baca caranya di sini: Bagaimana Cara Melakukan Efisiensi Biaya Produksi?
About
