Apa itu Purchase Order (PO)? Fungsi dan Manfaatnya bagi Perusahaan

PO adalah singkatan dari Purchase Order yang umumnya diartikan dalam bahasa Indonesia menjadi Pesanan Pembelian.

Belakangan ini kita sering mendengar kata atau istilah “buka PO” atau Open PO, khususnya pada saat pandemic covid-19 membuat kita mengubah cara bisnis kita. Sebelumnya kita menyiapkan barang terlebih dahulu untuk stok, baru kemudian menjualnya. Saat ini berubah menjadi kita ingin mendapatkan pesanan terlebih dahulu baru kemudian kita menyiapkan barang, hal ini tentunya akan membantu kita agar dapat menyiapkan dan mengatur stok dengan lebih mudah dan sesuai dengan permintaan.

Apa itu Purchase Order?

Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli / customer untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual / supplier. PO juga merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.

Baca juga: Contoh Surat Penawaran yang Baik dan Benar untuk mendukung Bisnis

Umumnya sebelum pembeli mengirimkan Purchase Order artinya penjual sudah melakukan penawaran. Sehingga detail barang termasuk spesifikasinya, harga barang dan jumlah barang yang ada pada Pesanan Pembelian sudah berdasarkan kesepakatan sebelumnya.

Hal inilah yang membuat Pesanan Pembelian sifatnya mengikat. Penjual harus berkomitmen menyerahkan barang dan harga sesuai yang tertera pada Pesanan Pembelian. Karena itu PO disebut sebagai sebuah kontrak perjanjian pembeli dan penjual.

Tentunya tidak semua perusahaan sebagai pembeli menggunakan dokumen pesanan pembelian secara formal dan mengirimkan kepada supplier, ada berbagai alasan seperti

Bagi perusahaan mikro dan kecil, umumnya pesanan dilakukan antar pemilik usaha sebagai pembeli dan penjual dilakukan secara manual seperti pesanan melalui telepon, saat ini biasa dilakukan juga menggunakan aplikasi chatting untuk menghindari kesalahan, dan dengan aplikasi chatting akan tercatat juga sejarah Pesanan Pembelian. Hal ini sangat umum dilakukan karena atas dasar kepercayaan dan juga karena jumlah pesanan masih terbatas sehingga masih bisa diingat secara bahkan tanpa pencatatan.

Baca juga: Apa itu Contoh Surat Tagihan dan Cara Sukses Menagih Hutang

Namun, dengan perkembangan perusahaan, pemilik usaha tidak lagi melakukan pesanan sendiri atau melayani pembeli. Maka peranan dokumen pesanan pembelian ini menjadi satu hal yang menjadi keharusan, agar dapat menghindari kesalahan atau keterlambatan pengiriman barang.

Fungsi Purchase Order (PO)

1. Sebagai bukti pesanan barang dari Pembeli, dan juga komitment dari penjual sebagai penerima pesanan.
2. Menghindari kesalahan pesanan barang dan spesifikasinya, karena itu harus tertera pada Purchase Order secara detail
3. Menghindari kesalahan Jumlah Pesanan.
4. Menghindari kesalahan harga beli barang, sehingga pada saat penagihan dari penjual tidak terjadi perbedaan harga.
5. Mengingatkan penjual untuk komitment penyediaan barang sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan.

Informasi Apa yang Harus Ada dalam Purchase Order (PO)?

Agar mendapatkan keuntungan maksimal dari pembuatan dokumen pesanan pembelian, maka informasi berikut dibawah ini wajib ada dalam Pesanan Pembelian. Kontrak antara pembeli dan penjual menjadi jelas, dan kedua pihak dapat memenuhi hak dan kewajibannya. Kedua pihak mendapatkan keuntungan, dimana pembeli mendapatkan barang pada saat yang tepat dengan harga yang sesuai, dan penjual mengirimkan sesuai dengan apa yang dijanjikan dengan waktu yang sesuai.

Berikut cara membuat Purchase Order, informasi yang harus ada dalam dokumen PO dan Contohnya:

1. Identitas Pembeli

Nama Perusahaan dan atau Nama orang / staff yang melakukan pembelian barang.

2. Alamat Pembeli

Alamat sangat penting, karena hal ini menyangkut alamat dimana pengiriman barang diharapkan. Hal ini sangat penting khususnya jika pembeli memiliki banyak lokasi Gudang, atau jika anda berjualan ritel dan memiliki banyak memiliki toko.

Penulisan alamat ini menjadi sangat penting, karena dampaknya sangat buruk terjadi salah pengiriman karena kesalahan penulisan alamat pengiriman.

Harus menjadi perhatian pula jika dalam satu PO, terjadi banyak pengiriman lokasi, misalnya ada memesan 100 buah barang, tetapi pengiriman dilakukan ke 3 lokasi berbeda, hal ini harus tertera dengan jelas berapa barang yang dipesan untuk setiap lokasi.

Alamat lainnya yang harus menjadi perhatian juga, jika Alamat Penagihan berbeda dengan alamat pengiriman barang, hal ini umumnya terjadi pengiriman barang di lokasi Gudang yang tersebar di banyak lokasi, tetapi penagihan hanya di alamat kantor Pusat.

3. Tanggal Purchase Order

Tanggal PO sangat penting karena menunjukkan kapan PO dibuat, hal ini untuk memberitahu pihak Penjual kapan Pesanan Pembelian Barang sudah dilakukan

4. Tanggal Jadwal Barang Tiba

PO merupakan kontrak karena itu penting, untuk mencantumkan tanggal barang diharapkan tiba pada pembeli. Dengan demikan penjual dapat memberikan service yang sesuai. Karena jika barang tidak dapat dipenuhi pada tanggal yang diharapkan tiba, maka bisa saja barang tersebut mengakibat kan kerugian besar pada pembeli. Misalnya barang tersebut adalah Bahan Baku yang dibutuhkan untuk Produksi yang sudah dijadwalkan. Keterlambatan satu bagian saja dari Bahan Baku yang di beli, dapat mengakibatkan proses produksi terhenti dan memberikan kerugian yang besar.

5. Tenggang Waktu Pembayaran

Tenggang waktu pembayaran sangat penting dalam dokumen Pesanan Pembelian, misalnya pembayaran jatuh tempo 30 hari setelah barang diterima. Mengapa informasi ini penting? Karena semakin lama jangka waktu berhutang atau tenggang waktu jatuh tempo dari pembelian barang, pasti akan semakin menguntungkan untuk pembeli. Tenggang waktu ini menjadi salah satu faktor penentu penjual menentukan Harga Barang. Misalnya jika pembeli ingin membayar langsung / cash pada saat barang diterima, umumnya akan mendapatkan harga lebih murah dibanding dengan pembayaran tempo 30 hari setelah barang diterima.

6. Informasi Barang yang di Pesan

Detail barang yang dipesan tentunya menjadi sangat penting

• Kode Barang.
  kode barang sangat penting, khususnya jika barang anda sangat banyak jenisnya bahkan memiliki beragam ukuran yang berbeda-beda, apalagi jika barang anda sulit dibedakan dengan mata telanjang. Penggunaan kode barang pada PO menjadi keharusan.

  Contoh: Bila anda ingin membeli baju, dimana 1 model memiliki beragam warna, dan juga ukuran (S/M/L) maka dengan menggunakan kode unik untuk tiap Model, Warna dan Ukuran, Pesanan anda akan dapat dimengerti dengan pasti oleh penjual. Jika anda hanya menjelaskan dari penamaan barang tanpa kode unik kemungkinan besar penjual tidak memahami maksud anda.

  Contoh berikut adalah penjelasan kode barang Coca-Cola:
  049000050103 – Coca-Cola Coke Classic 67.60 oz
  049000004632 – Coca-Cola Single Glass Bottle 12.00 fl oz
  049000608779 – Coca-Cola Coke Classic Can 12 oz
  049000429183 – Coca-Cola Diet Coke Can 12 oz

  Pada contoh diatas jika PO dari pembeli menggunakan kode barang, otomatis dengan mudah terlihat barang yang berbeda. Hal ini akan lebih bermanfaat lagi jika anda menggunakan sistem barcode, dan komputerisasi penjualan di toko anda.

  

• Keterangan/Deskripsi Barang.
  Deskripsi barang harus dijelaskan dengan lengkap dan jelas dalam dokumen PO. Pada contoh sebelumnya terlihat pada penjelasan deskripsi barang harus sampai kepada spesifikasi misalnya warna, ukuran.

  Deskrispsi juga harus jelas jangan membingungkan misalnya pada satu barang penjelasan ukuran terdapat di bagian depan, tetapi pada barang yang lain penjelasan ukuran terdapat paling belakang. Hal ini tentu akan menyulitkan penjual yang dapat berakibat kesalahan membaca pesanan anda tentunya juga kesalahan pengiriman barang yang tidak sesuai dengan yang anda harapkan.

• Jumlah Barang dan Satuan Barang yang di Pesan.
  Setelah informasi Kode Barang dan Deskripsi / Nama Barang, tentu Jumlah barang harus dengan jelas disebutkan di dokumen Pesanan Pembelian. Kesalahan yang sering dilakukan adalah pada saat pemesanan barang hanya di cantumkan Jumlah barang, tetapi tidak ada Satuan barang.

  Pada contoh sebelumnya jika kita menggunakan kode barang, biasanya sudah pasti menunjuk kepada satuan tertentu. Hal ini karena kode barang membedakan satuan juga. Tetapi jika kode barang anda belum menganut satuan dan anda hanya menggunakan deskripsi barang pada saat membuat Purhase Order.

  Contoh nya pada saat penjual menerima pesanan yang hanya tertera Coca-Cola Coke Classic Can 12 oz, sebanyak 100. Penjual akan bingung apakah ini 100 kaleng / Piece atau 1 lusin atau 1 dus?. Jadi pada dokumen Pesanan Pembelian selain mencantumkan Jumlah Barang harus mencantumkan juga Satuan Barang.

• Harga Barang yang di Pesan.
  Terakhir adalah harga barang yang di Pesan harus tertulis sesuai dengan kesepakatan penjual dan pembeli, harga barang ini bisa dicantumkan harga pembelian per Satuan Unit dan secara Total. Baik secara total nilai pembelian perbarang maupun total nilai pembelian barang keseluruhan dalam satu dokumen Pesanan Pembelian.

Contoh Dokumen PO (Purchase Order)

Dengan ketersediaan informasi yang lengkap pada dokumen PO, hal ini akan sangat membantu kepastian proses pembelian ke vendor, baik itu mengenai barang, harga maupun alamat pengiriman.

Selain itu, Purchase Order adalah tidak hanya berfungsi sebagai informasi barang yang mau dibeli oleh customer ke vendor, tapi juga sebagai surat perjanjian antara pembeli dan penjual atas harga dan termin pembayarannya.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Harga Jual Produk Anda agar Mendapatkan Untung Besar?

Demikian penjelasan mengenai pentingnya arti Purchase Order dalam suatu perusahaan. Anda bisa menggunakan cara manual, seperti misalkan menggunakan Microsoft excel untuk membuat PO.

Atau menggunakan beragam aplikasi yang sudah tersedia yang dapat membantu anda mempercepat proses pembuatan PO dan dapat termonitor kedatangan barang, seperti misalnya SAP Business One yang dapat membantu anda dalam memonitor proses pembelian mulai dari PO – penerimaan barang – penagihan oleh vendor sampai dengan pembayaran ke vendor.

Semoga bermanfaat.

About