Contoh Surat Penawaran yang Baik dan Benar

Ada banyak jenis surat yang digunakan oleh setiap perusahaan, semua memiliki tujuan dan penggunaannya sendiri. Tetapi sampai sekarang, sebagian besar surat yang digunakan oleh masing-masing perusahaan adalah jenis surat resmi. Menjadi seorang wirausahawan pasti akan tahu salah satu dari jenis surat resmi ini.

Artikel ini membahas tentang contoh surat penawaran dan cara membuat surat penawaran barang dengan baik dan benar. Sehingga kerja sama bisnis Anda jelas dan ter-arah, artikel ini pasti mudah untuk Anda pelajari.

Pengertian Surat Penawaran

Surat penawaran adalah jenis surat resmi yang dibuat untuk kegiatan bisnis dengan membuat penawaran jasa atau produk dari produsen kepada pebisnis lain. Surat penawaran adalah salah satu contoh surat resmi. Surat penawaran ini biasanya digunakan tidak hanya untuk kegiatan bisnis, tetapi juga digunakan oleh perusahaan untuk bekerja sama dengan perusahaan lain di bidang yang sama.

Secara umum, surat penawaran dikeluarkan setelah surat permintaan penawaran barang atau jasa dari calon konsumen kepada distributor. Jadi, distributor akan mengeluarkan surat penawaran kepada calon konsumen. Dengan surat penawaran tersebut dapat berfungsi sebagai media kolaboratif dalam kegiatan ekonomi dan perdagangan bisnis antara distributor dengan konsumen.

Baca juga: Apa itu Contoh Surat Tagihan dan Cara Sukses Menagih Hutang

Hal-Hal Penting Dalam Surat Penawaran

Ada poin penting yang perlu Anda ketahui tentang surat penawaran yang akan Anda buat. Jadi, ketika membuat surat penawaran, Anda tidak ketinggalan poin penting yang benar-benar perlu Anda ketahui oleh calon pelanggan yang ingin bekerja sama dengan produk yang Anda miliki. Beberapa hal yang dipertimbangkan dalam cara membuat surat penawaran adalah:

1. Nama perusahaan dan bidang usaha yang dijalankan

   Nama perusahaan adalah hal yang paling penting untuk dilampirkan dalam surat penawaran. Dengan nama perusahaan serta profil yang singkat akan memudahkan pelanggan potensial Anda untuk mengetahui perusahaan seperti apa yang Anda miliki.

2. Kualitas Produk dan Merk

   Dengan memberikan informasi tentang kualitas produk yang ditawarkan akan memberikan manfaat yang dibutuhkan oleh konsumen. Ini bertujuan untuk menjelaskan bahwa kualitas produk telah dijamin dari distributor. Selain itu, menyertakan merk produk juga sesuatu yang tidak boleh dilewatkan.

3. Harga Produk yang ditawarkan

   Dalam hal mengirimkan surat penawaran produk, melampirkan harga wajib untuk dimasukkan. Karena setiap calon konsumen menginginkan harga terbaik untuk produk yang akan dibeli, terutama jika calon konsumen membeli dalam jumlah besar, maka memberikan harga khusus dari produk yang ditawarkan adalah wajib.

4. Metode Pembayaran Produk

   Tidak semua calon konsumen ingin membayar secara lunas pada awalnya. Jadi, untuk itu menyediakan beberapa pilihan kondisi pembayaran seperti DP, membayar di tempat, atau juga dengan pembayaran tunai juga harus ditampilkan dalam surat penawaran.

5. Administrasi Pendukung

   Dengan menyertakan beberapa administrasi pendukung akan membuat calon konsumen lebih tertarik pada produk yang ditawarkan dalam surat penawaran barang. Administrasi Pendukung termasuk: Katalog Produk, Daftar Rekam Jejak (TDR), Surat Izin Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

Baca juga: Apa itu PO (Purchase Order)? Fungsi dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Jenis-Jenis Surat Penawaran

Berikut Tiga jenis surat penawaran antara distributor dan calon konsumen berdasarkan sifatnya:

1. Surat penawaran terikat merupakan penawaran antara distributor dengan konsumen, baik dalam bentuk jumlah produk yang dikirim atau perubahan harga.
2. Surat penawaran tidak terikat adalah tawaran yang terjadi antara distributor dan konsumen. Di mana, jika ada perubahan jumlah produk dan perubahan harga maka distributor tidak harus memberi tahu konsumen.
3. Surat Penawaran berjangka waktu adalah tawaran kerja sama yang hanya terjadi dalam periode waktu tertentu. Ini sebagian besar digunakan ketika terjadi pada penawaran produk dalam bentuk layanan.

Cara Membuat Surat Penawaran yang Baik dan Benar

Dalam menulis surat penawaran, kita perlu mengetahui struktur penulisan surat penawaran barang atau jasa yang baik dan benar. Jadi, konsumen tidak bingung ketika membaca surat penawaran yang dikirim oleh pemasok atau distributor.

Inilah cara membuat surat penawaran barang atau jasa:

Kop Surat

Surat penawaran yang baik umumnya memiliki kop surat yang dicetak. Kop surat ini bertujuan untuk memberikan informasi bahwa surat itu berasal dari lembaga yang jelas. Oleh karena itu, kop surat harus menyertakan nama perusahaan, alamat dan kontak perusahaan yang dapat dihubungi.

Kepala Surat

Seperti surat resmi lainnya, surat penawaran juga memiliki kepala surat (kop surat). Pada kepala surat itu dijelaskan identitas surat dalam bentuk tanggal pembuatan, nomor surat, mengenai, tujuan surat dan lampiran.

Pembuka

Setiap surat resmi harus memiliki bagian pembukaan untuk memulai maksud dan tujuan dari surat yang dikirim. Bagian pembuka dari surat penawaran biasanya dimulai dengan salam dan kebutuhan secara singkat dan apa pun akan ditawarkan kepada penerima surat itu.

Isi / Konten

Bagian konten dari surat penawaran sangat penting. Pada bagian ini secara rinci dijelaskan penawaran yang ditawarkan kepada penerima surat, jenis pasokan, jumlah penawaran, cara memesan, pembayaran, dan pengiriman.

Selain itu, bagian konten juga menjelaskan dengan terperinci mengenai barang, layanan atau kerja sama yang diminta oleh klien. Ini dimaksudkan agar semua permintaan klien telah dicatat dan akan diproses nanti sehingga tidak ada kesalahan dalam transaksi.

Penutup

Bagian terakhir dari surat penawaran adalah penutup. Biasanya, berisi kesimpulan dari hal-hal yang akan ditawarkan. Tidak jarang juga dalam bagian ini tertulis harapan atau rencana ketika penawaran diterima. Ini dimaksudkan agar klien akan surat penawaran tersebut sehingga menerimanya.

Contoh Surat Penawaran

Untuk memahami lebih jelas, berikut adalah contoh surat penawaran barang, jasa ataupun kerjasama:

Contoh Surat Penawaran Barang

Contoh Surat Penawaran Jasa

Contoh Surat Penawaran Kerjasama

Itulah beberapa contoh surat penawaran kepada berbagai pihak dan perusahaan lain. Dengan mengirimkan surat penawaran maka produk Anda akan lebih cepat diketahui dan berpotensi untuk meningkatkan penjualan.

Beberapa tips yang dapat dilakukan setelah mengirim surat penawaran agar penawaran yang diusulkan dapat diterima dengan baik, antara lain; Follow-up calon konsumen, Melengkapi data pendukung lainnya bila diperlukan, dan Menjalin komunikasi berkelanjutan. Sekian, semoga bermanfaat.

About