Peran desk collection adalah sangat vital dalam sebuah perusahaan terutama yang bergerak dalam bidang perkreditan atau pembiayaan. Desk collection berbeda dengan debt collector meskipun tujuan keduanya sama-sama melakukan penagihan.
Lalu apa itu desk collection? Desk collector adalah orang yang melakukan penagihan terhadap nasabah melalui telepon, tidak bertemu atau mengunjungi secara langsung. Hal ini tentu saja sangat berbeda dengan debt collector yang harus mengunjungi atau bertemu dengan nasabah.
Desk Collection Adalah Orang yang Harus Memiliki Skill Penting Ini!
Seperti telah disebutkan di atas bahwa salah satu pekerjaan desk collection adalah melakukan penagihan terhadap nasabah melalui telepon. Oleh karena itu, karyawan yang menempati posisi tersebut haruslah memiliki skill berikut ini.
1. Desk Collection adalah Orang yang Wajib Memiliki Skill Negosiasi
Salah satu job desk collection bank ataupun perusahaan pembiayaan lainnya wajib memiliki keterampilan bernegosiasi dengan nasabah. Hal ini sangat diperlukan ketika mendapati nasabah yang telat membayar tagihan dengan alasan apapun.
Proses negosiasi dari staf desk collection dengan nasabah diharapkan akan memberikan solusi terbaik bagi kedua belah pihak. Deskcoll harus mengupayakan agar nasabah mau untuk membayar cicilan dan bahkan melunasi hutangnya.
Baca juga: Tips Praktis Berjualan Bagi Sales Canvasser
2. Wajib Mempunyai Skill Komunikasi
Sebagai garda terdepan dari perusahaan pembiayaan, kemampuan komunikasi dari seorang deskcoll akan mempengaruhi tingkat keberhasilan dalam penagihan. Hal ini penting karena tugas desk collection melakukan pekerjaan melalui telepon.
Deskcoll mutlak harus memiliki kemampuan pelafalan dan artikulasi yang jelas saat berbicara di telepon. Hal ini untuk menghindari kesalahpahaman ataupun kurang jelasnya penerimaan dari nasabah.
3. Mampu Melakukan Beberapa Pekerjaan dalam Satu Waktu (Multitasking)
Pekerjaan desk collection adalah rangkaian pekerjaan yang memerlukan kemampuan untuk melakukan beberapa tugas dalam satu waktu. Seorang deskcoll tidak hanya melakukan panggilan telepon kepada nasabah untuk melakukan penagihan.
Saat melakukan panggilan telepon tersebut, seorang deskcoll juga harus sambil mencatat pembicaraan atau hal-hal apa saja yang disampaikan oleh nasabah. Oleh karena itu, seorang desk collection haruslah mampu multitasking.
4. Berorientasi pada Target
Staff desk collection biasanya akan bekerja dengan target capaian tertentu. Dengan demikian, orang yang tidak terbiasa bekerja dengan target akan kesulitan berada pada posisi deskcoll.
Target ini seringkali juga berkaitan dengan penghasilan karyawan dari gaji desk collection tersebut. Sebagai contoh, apabila kerja desk collection home credit mampu melampaui target penagihan yang ditetapkan, maka berhak mendapatkan komisi atas capaian tersebut.
Saat ini banyak sistem dan software yang dapat membantu untuk mencapai target. Salah satu sistem dan software tersebut adalah SAP Business One Indonesia dan ERP Software untuk bisnis dari Sterling Team.
Produktivitas dan pencapaian dari staff deskcoll serta value perusahaan akan meningkat apabila mendapat dukungan teknologi informasi. Dalam mengimplementasikan sistemnya, Sterling Team bekerjasama dengan SAP Indonesia.
5. Sopan dan Sabar namun Tetap Tegas
Deskcoll wajib memiliki sikap dan kemampuan ini. Kesopanan dan kesabaran dalam menghadapi nasabah dengan beragam karakter harus selalu dijunjung tinggi. Namun, dalam waktu bersamaan seorang deskcoll juga harus mampu bersikap tegas.
Customer yang telat melakukan pembayaran selama beberapa kali kadangkala menjadi temperamental ketika mendapat telepon dari seorang deskcoll. Oleh karena itu, seorang desk collection wajib memiliki sikap sopan dan sabar namun tetap tegas.
Baca juga: Apa itu SOP dan Manfaatnya Bagi Perusahaan?
Inilah Tugas dan Tanggung Jawab Staff Desk Collection
Job desk desk collection adalah adalah berhubungan dengan pemberian informasi kepada nasabah terkait hutangnya. Namun, Anda perlu untuk mengetahui secara detail apa saja tugas dan tanggung jawab seorang desk collection.
1. Melakukan Pengecekan Data Nasabah
Pengecekan data nasabah terkait dengan ketertibannya dalam melakukan pembayaran menjadi tugas dan tanggung jawab dari deskcoll. Staff desk collection wajib memiliki data akurat terkait pembayaran nasabah sebelum melakukan penagihan.
Dengan melakukan pengecekan data nasabah, admin deskcoll akan mengetahui siapa saja yang telat melakukan pembayaran. Selain itu, petugas juga wajib melakukan pengecekan data untuk mengetahui jumlah tunggakan dari kreditur.
Untuk pengecekan data nasabah ini Anda tidak perlu melakukannya secara manual. Selain memakan waktu, tingkat ketepatannya juga lebih rendah dibanding dengan menggunakan sistem.
Kami dari Sterling-team.com akan membantu Anda dengan menyediakan sistem untuk monitoring data nasabah. Hal ini tentu saja akan mempercepat dan meningkatkan kinerja serta produktivitas dari staff desk collection.
2. Melakukan Follow up kepada Nasabah
Setelah memperoleh data nasabah yang belum melakukan pembayaran atau bahkan menunggak, maka deskcoll wajib melakukan follow up. Petugas menginformasikan hal ini melalui media perpesanan seperti SMS, WhatsApp, atau langsung melalui telepon.
Selain menginformasikan kepada nasabah yang telat melakukan pembayaran, follow up juga penting bagi nasabah yang mendekati jatuh tempo. Hal ini untuk membantu nasabah mengingat agar segera melakukan pembayaran.
3. Membuat Surat Tagihan dan Peringatan
Tugas dan tanggung jawab desk collection adalah membuat surat tagihan bagi nasabah yang tidak melakukan pembayaran meski telah diberi tahu. Namun, surat tersebut tidak diserahkan langsung kepada nasabah melainkan kepada field collector.
Field collector inilah yang akan memberikan surat tagihan dan peringatan secara langsung kepada nasabah. Tugas mereka adalah melakukan penagihan secara langsung, tidak seperti desk collection yang menagih melalui telepon atau media lain.
4. Menyusun Laporan Harian
Staff desk collection wajib untuk menyerahkan laporan harian kepada pimpinan maupun koordinator desk collection. Laporan tersebut antara lain berisi tentang apa yang terjadi saat melakukan follow up kepada nasabah dan menjadi bahan evaluasi.
Baca juga: Usaha Rumahan yang Memiliki Peluang Besar
Terapkan Cara Ini Saat Menghubungi Nasabah
Saat melakukan panggilan telepon untuk melakukan follow up pembayaran dari nasabah, staff desk collection wajib untuk bersikap ramah dan sopan. Anda dapat menerapkan beberapa cara ini saat menghubungi nasabah.
1. Siapkan Data Secara Lengkap
Faktor penting yang pertama untuk menghubungi kreditur adalah menyiapkan data pendukung secara lengkap. Anda perlu menyiapkan file-file yang akurat agar tidak kebingungan menyampaikan kepada nasabah.
2. Tanyakan Kabar
Meski terkesan basa-basi, namun pembicaraan ini dapat mencairkan pembicaraan di telepon. Setelah sejenak berbagi kabar, maka Anda dapat menyampaikan tujuan utama dari panggilan telepon tersebut.
3. Bertanya dengan Sopan Apakah Surat Tagihan Sudah Diterima atau Belum
Saat ini banyak perusahaan yang memilih untuk mengirimkan surat secara elektronik sehingga deskcoll perlu memastikan bahwa kreditur telah menerima dan membacanya. Biasanya surat telah dikirimkan sejak satu minggu sebelum tanggal jatuh tempo.
Pengiriman surat kepada nasabah untuk mengingatkan tanggal jatuh tempo kini bisa dengan mudah menggunakan software atau aplikasi. Selain mudah dan cepat, hal ini juga penting untuk menghindari lupa atau ada nasabah yang terlewat mendapatkannya.
Anda yang kesulitan untuk mengirimkan surat pemberitahuan jatuh tempo atau bahkan tagihan, saat ini bisa dengan mudah menghubungi situs utama kami. Kami akan menyiapkan sistem yang mempermudah Anda mengingatkan nasabah.
4. Ingatkan Nasabah Tanggal Jatuh Tempo Tagihan
Kadangkala ada nasabah yang tidak dengan sengaja mangkir dari pembayaran tagihan, namun karena lupa kapan tanggal jatuh tempo. Oleh karena itu, desk collection memiliki peran penting untuk mengingatkannya kepada nasabah.
Aplikasi iREAP POS untuk Keuangan Perusahaan
Desk collection adalah garda terdepan suksesnya pembayaran nasabah. Oleh karena itu, dukungan sistem, aplikasi, dan juga software akan sangat membantu kinerja dan produktivitasnya. Namun jangan khawatir, serahkan saja kepada kami. Anda bisa juga mengakses aplikasi iREAP POS agar nantinya lebih mudah menangani masalah keuangan perusahaan.
About
