Dalam artikel ini akan dibahas cara membuat invoice dan faktur dengan cara yang mudah. Invoice atau faktur adalah dokumen wajib yang dimiliki oleh setiap badan usaha kena pajak. Biasanya digunakan sebagai bukti transaksi pembelian yang berisi item dan jumlah pembayaran yang harus dibayarkan.
Semua perusahaan, besar, menengah, maupun kecil selalu menggunakan dokumen ini. Fungsinya adalah sebagai alat bukti dari suatu transaksi. Isinya yaitu item nama produk/ jasa dan jumlah yang harus dibayar.
Menurut keterangan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar.
Walaupun invoice sudah sangat lazim digunakan, masih banyak orang yang bingung dalam membuatnya. Yang paling penting dalam sebuah invoice adalah harus ada semua informasi yang diperlukan pada saat pihak lain melakukan pembayaran. Tidak ada format baku dalam pembuatan invoce, yang utama adalah informasi yang lengkap dan mudah dimengerti.
10 Hal penting yang harus ada dalam invoice
- Logo dan nama perusahaan perusahaan penjual
- Alamat perusahaan penjual dan email serta nomor telepon
- Nama dan keterangan perusahaan yang membeli
- Tanggal terjadinya transaksi
- Item/ jenis barang atau jasa yang dibeli
- Harga setiap jenis barang/ jasa
- Harga total tiap barang/ jasa
- Pajak yang harus dibayarkan
- Harga akhir yang mesti dibayar atau ditagih setelah pajak
- Tanda tangan dan nama jelas dari perusahaan penjual
Ini adalah contoh invoice yang dapat Anda tiru:
Perbedaan Invoice dan Nota
- Invoice pada umumnya dipakai untuk badan usaha yang kena pajak, sedangkan nota tidak. Invoice terlihat lebih profesional dibandingkan dengan nota.
- Invoice dibuat otomatis dan umumnya sudah memiliki template digitalnya. Nota ditulis secara manual.
- Harga barang pada invoice biasanya dikenakan pajak, sementara harga barang pada nota tidak dikenakan pajak.
- Data pada invoice yang dicetak akan masuk dalam sistem komputer (ERP). Nota tidak memiliki rekam jejak dalam sistem karena dibuat secara manual.
Mungkin Anda bertanya, sebaiknya invoice rangkap berapa? Jawabnya sesuaikan dengan kebutuhan. Demikian juga untuk nota , bisa 2, 3, atau bahkan 4.
Baca juga: 6 Langkah Membuat Contoh Kwitansi Pembayaran
Cara agar Pembeli segera Membayar
Masalah selanjutnya setelah invoice dikirimkan adalah pelaksanaan pembayaran dari pembeli. Anda bisa melakukan follow up melalui telepon atau surat apabila invoice sudah jatuh tempo bayar. Apabila pembeli lambat dalam melakukan pembayaran, cobalah untuk datang ke kantor mereka untuk mencari cara terbaik.
Berikut ini cara yang bisa dilakukan agar pembeli cepat dalam melakukan pembayaran:
Memberikan Reward untuk Yang Membayar Tepat Waktu
Ini adalah salah satu cara agar pembeli membayar tepat waktu. Ketika ada janji reward yang diberikan, baik itu hadiah atau point atau diskon untuk pembelian selanjutnya, biasanya pembeli akan terdorong untuk melakukan pembayaran tepat waktu.
Berikan Alternatif Cara Membayar
Jika pembeli tidak membayar tepat waktu, tanyakan kepada mereka apakah ada problem dalam cara pembayaran? Bisa jadi mereka menghendaki pembayaran dengan cara yang lain. Misalnya Anda menghendaki pembayaran melalui transfer, tetapi mereka lebih suka membayar secara tunai.
Tetap Ramah Kepada Pembeli Yang Telat Bayar
Anda harus tetap menjaga hubungan baik. Cara penagihan yang kasar dan tidak bersahabat justru akan membuat pembeli mengulur waktu atau bahkan nekat tidak membayar. Jadi tetap pada kesopanan dan keramahan kepada pembeli yang bermasalah.
Kirimkan Invoice Jauh-Jauh Hari Sebelum Jatuh Tempo
Anda sebaiknya melakukan pengiriman invoice lebih awal agar pembeli bisa menyiapkan dananya. Hal ini dikarenakan banyak perusahaan yang memiliki birikrasi yang panjang. Jadi penagihan lebih awal akan membantu pembayaran tepat waktu.
Baca juga: Contoh Surat Tagihan dan Cara Sukses Menagih Hutang
Demikianlah artikel tentang 10 POINT YANG HARUS ADA DALAM INVOICE atau FAKTUR. Semoga memudahkan Anda dalam membuat Invoice kepada pembeli, baik pembeli B to B maupun B to C. Apapun bisnis Anda, baik menjual franchise minuman boba, franchise makanan ayam geprek, menjual produk kecantikan kepada toko, invoice harus selalu ada.
Saat ini sudah banyak aplikasi yang simple dan terjangkau untuk membantu anda dalam membuat invoice dan membantu penagihan agar arus kas anda terjaga dengan baik. Dengan IREAP Invoice Anda dapat membuat dan memonitor invoice dalam genggaman Anda melaluai perangkat Android.
Ditulis oleh,
Djoko Kurniawan | Konsultan Bisnis
www.djokokurniawan.com
About
