Macam-Macam Bukti Transaksi

Biasanya di bagian atas atau bawah dokumen terdapat pernyataan bahwa bukti tersebut resmi. Penerima pun harus menyetujuinya.

Jika ada kekeliruan, maka pada saat mengajukan komplain, bukti tersebut dapat berguna sebagai alat. Caranya bisa dengan mencetak atau menunjukkan softcopy-nya.

Nah, bukti transaksi tidak hanya berupa struk pembelian atau penjualan saja. Berikut macam-macam bukti transaksi:

1. Nota Kontan

Anda bisa dengan mudah menemukan penggunaan nota kontan dalam transaksi jual beli. Tak hanya toko berskala besar, namun warung di sekitar rumah juga sudah menggunakannya sebagai bukti terjadinya jual beli.

Dalam nota kontan tercantum informasi mengenai tanggal transaksi, jenis barang yang dibeli berikut jumlahnya, harga satuan, dan lainnya.

Termasuk diskon atau potongan harga, jika ada. Angka paling bawah yang tertulis merupakan total transaksi yang harus pembeli bayar.

Bukti ini sangat penting jika membeli barang di toko yang melayani retur atau pengembalian barang.

Biasanya, pihak toko akan membuat nota kontan menjadi dua berkas. Berkas pertama untuk pembeli, sedangkan berkas kedua tersimpan di toko.

Bagi pemilik toko, adanya dokumentasi nota kontan akan berguna saat melakukan pengecekan stok atau cash opname.

Sementara bagi pembeli, nota kontan berguna untuk mengajukan komplain atau mau retur barang akibat penggunaan barang yang kurang nyaman, ada cacat pada produk, dsb.

Jika tak bisa menunjukkan bukti transaksi ketika mengajukan komplain, tentu saja penjual berhak menolak memenuhi komplain tersebut.

2. Kuitansi

Kuitansi sering digunakan ketika terjadi pembayaran secara cash. Terdapat kolom untuk menuliskan nama penerima, nominal uang, tanggal transaksi, dan tempat membubuhkan tanda tangan atau stempel resmi perusahaan.

Untuk tahu secara lengkap mengenai kuitansi dan cara membuatnya, Anda bisa membaca pada artikel yang berjudul: cara membuat kuitansi pembayaran. Namun secara singkat, beberapa informasi yang wajib ada di dalam kuitansi, antara lain:

• Tanggal transaksi.
• Jumlah uang.
• Tanda tangan penerima.
• Tanda tangan yang menyerahkan pembayaran.
• Nama pihak pemberi uang.

3. Nota Debet

Nota debet biasa dikeluarkan oleh pihak penerima barang atau yang menyerahkan sejumlah uang. Bukti ini berguna saat pengajuan komplain karena terjadi kesalahan dalam transaksi. Misalnya, besarnya harga atau jumlah barang yang diterima.

Dari pihak yang mengajukan, fungsi nota debet untuk meluruskan transaksi sehingga haknya bisa diterima. Sedangkan bagi pihak yang mengeluarkan barang, nota ini menjadi alat untuk melakukan pengecekan cash opname.

Dengan kata lain, nota debet bukan alat untuk saling menjatuhkan, tetapi cara untuk melakukan cross check bersama.

4. Nota Kredit

Nota kredit merupakan bentuk tindak lanjut dari adanya nota debet. Petugas akan mengajukan nota kredit sehingga bagian finance melakukan pengurangan harga dan mengembalikan kelebihan pembayaran.

Lalu bagian gudang akan menindaklanjuti adanya nota kredit dengan memproses pengeluaran barang sesuai kekurangan. Nota-nota tersebut juga menjadi bukti dalam pelaporan transaksi yang sudah terjadi.

5. Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah dokumen yang penjual buat sebagai tagihan atas transaksi penjualan yang terjadi. Kemudian penjual, menyerahkannya kepada pembeli, sehingga pembeli bisa melakukan pembayaran sesuai nominal yang tercantum pada faktur penjualan.

Tidak hanya sebagai tagihan, faktur penjualan dapat berfungsi sebagai bukti valid untuk menyusun laporan keuangan dan untuk pelaporan pajak.

Informasi yang wajib ada pada faktur penjualan:

• Tanggal transaksi.
• Nama perusahaan.
• Jumlah barang yang dibeli.
• Harga satuan maupun keseluruhan, termasuk discount jika ada.
• Data perusahaan yang melakukan penjualan dan pembelian.
• NPWP dan PPN.

6. Faktur Pembelian

Faktur pembelian adalah bukti transaksi yang menyatakan kalau sudah terjadi pembelian barang atau jasa.
Beberapa informasi yang wajib Anda cantumkan dalam faktur pembelian, meliputi:

• Nomor transaksi dan nama perusahaan tempat membeli barang atau jasa.
• Informasi lengkap mengenai detail transaksi, mulai dari nama/jenis barang, jumlah pembelian masing-masing barang, harga, dan sebagainya.
• Tercantum pula diskon, pajak pembelian, dan total transaksi.
• Stempel yang mengesahkan transaksi.
• Cara pembayaran, bisa cash atau tempo. Jika tempo, maka akan ada keterangan tanggal jatuh tempo dan jumlah cicilannya. berapa lama dan berapa jumlah cicilannya.

7. Faktur Pajak

Dalam transaksi jual beli tertentu, misal properti, berlaku pajak yang harus dibayar. Untuk itu, ada yang namanya faktur pajak. Apa itu faktur pajak?

Faktur pajak adalah bukti penyerahan sejumlah uang kepada Direktorat Jenderal Pajak atau DJP. Bisa diartikan, Faktur pajak adalah bukti transaksi yang menyatakan Anda telah membayar pajak.

Berkas bukti pembelian tersebut sangat penting ketika dilakukan audit, baik dari internal maupun eksternal.

Di samping itu, dokumen ini nantinya akan jadi bukti pelaporan ke dinas pajak bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban sesuai dengan aturan yang berlaku.

8. Cek

Cek adalah surat berharga yang berisi perintah pembayaran dari pihak yang mengeluarkan uang kepada pihak lain. Lebih mudahnya, cek adalah bukti pembayaran resmi yang melibatkan bank sebagai perantara pembayaran.

Dalam melakukan transaksi atau pencairan uang melalui cek, pihak bank akan melakukan verifikasi. Gunanya untuk membuktikan bahwa memang dokumen tersebut berisi uang dan dapat dicairkan atau diterima.
Ada dua jenis cek yang wajib Anda tahu, yaitu:

– Aan Order

Aan order atau Cek Atas Nama adalah cek yang mencantumkan nama penerima dana.

Petugas akan melakukan pengecekan bahwa nasabah yang datang dan mengambil uang cash sesuai dengan yang tertera dalam cek, misalnya dengan permintaan menunjukkan kartu identitas diri (bisa KTP atau SIM).

Begitu juga jika dana yang tersimpan dalam cek harus ditransfer, pihak bank akan mengecek kesesuaian pemilik rekening dengan data penerima cek. Jika berbeda maka bank berhak menolak melakukan pencairan cek.

– Aan Toonder

Cek jenis kedua ini disebut Cek Atas Pembawa. Artinya, pihak yang mengeluarkan cek tidak mensyaratkan siapa yang bisa menerima dana dalam cek tersebut, sehingga siapa saja yang membawanya dapat mencairkan cek ke bank.

9. Bilyet Giro

Bentuk pembayaran ini biasa digunakan oleh dua pihak yang melakukan transaksi dalam jumlah besar. Cara pembayarannya dengan memindahkan sejumlah saldo dari satu bilyet ke lainnya.

10. Bukti Setor Bank

Sering menyepelekan bukti setor ke bank ketika melakukan transaksi di teller? Bukti ini sangat penting lho.

Ketika terjadi gagal transaksi, maka bukti setor Ketika transaksi yang dilakukan belum juga kunjung berhasil, maka bukti ini sangat penting.

Oleh karena itu, jangan langsung membuangnya. Simpan sampai transaksi benar-benar berhasil. Beberapa bank sudah mengubah bentuk bukti ini dengan bentuk dan ukuran yang berbeda. Meski demikian, fungsinya tetap sama.

11. Rekening Koran

Rekening koran adalah bukti keluar masuk uang pada suatu rekening tabungan secara terinci. Semua jenis transaksi, baik melalui teller, e-banking, maupun ATM akan tercatat.

Anda sebagai pebisnis akan sering membutuhkan rekening koran untuk mengetahui cash flow dan kesehatan keuangan baik orang maupun perusahaan. Untuk mendapatkannya, bisa datang ke bank dan meminta petugas untuk mencetaknya.

12. Nota Retur

Contoh bukti transaksi berikutnya adalah nota retur. Seperti namanya, nota retur adalah bukti transaksi yang menunjukkan telah terjadi pengembalian barang oleh konsumen.

Retur berlaku jika terjadi kerusakan pada produk yang dibeli atau spesifikasi dan kelengkapan tidak sesuai dengan standar.

Untuk melakukan retur, maka konsumen harus membawa nota pembelian produk beserta produk yang mau diretur. Jika retur disetujui, pihak penjual akan mengeluarkan nota retur.

13. Kas Masuk

Macam bukti pembelian ini hanya ada dalam internal perusahaan. Biasanya sebagai lampiran pencatatan uang masuk yang berasal dari pembelian produk, cicilan, hasil investasi dan lainnya.

14. Kas Keluar

Kebalikan kas masuk ada namanya kas keluar, yaitu contoh bukti transaksi pengeluaran dana perusahaan. Buku kas dibuat oleh bagian keuangan untuk melengkapi informasi pengurangan aset likuid, berupa kas.

Cara Mudah Mencatat Transaksi dan Membuat Bukti Transaksi dengan iREAP POS

Jika ingin bisnis berkembang pesat, maka salah satu faktor yang harus Anda perhatikan adalah proses pencatatan transaksi yang detail, jelas, dan mudah ditelusuri datanya ketika membutuhkan.

Oleh karena itu, proses pencatatan transaksi, pembukuan, penyusunan laporan keuangan, hingga penyimpanannya harus terorganisir dengan baik. Untuk memudahkan proses ini, Anda bisa lho menggunakan iReap POS.

Aplikasi iReap POS bisa berfungsi sebagai aplikasi pencatatan transaksi online yang mudah dan cepat, sehingga Anda bisa memantau perkembangan bisnis secara real time, termasuk cek stock opname barang hanya dari smartphone yang Anda genggam.

Dengan kecanggihan teknologi yang digunakan, semua data dapat tersaji dengan cepat dan lengkap. Bahkan dengan berbagai bentuk grafik sehingga memudahkan dalam monitoring.

Untuk mendapatkan informasi lengkap mengenai iReap POS, Anda bisa cek di website ini, atau klik langsung www.ireappos.com. Petugas profesional akan segera membantu Anda. Sementara untuk penjelasan lebih lengkap mengenai mudahnya membuat dan mencatat bukti transaksi, Anda bisa membaca artikel yang berjudul: 7 Kemudahan Sistem Pemrosesan Transaksi di Aplikasi Kasir Android.