Untuk dapat menjalankan usaha dengan baik dan mencapai sukses, Anda butuh perencanaan yang matang, terorganisir, dan proses kerja yang efisien. Itulah sebabnya, Anda perlu membuat SOP perusahaan yang sistematis dan terstruktur. Untuk itu, yuk cari tahu 9 langkah praktis membuat SOP perusahaan di artikel ini.
9 Langkah Praktis Membuat SOP Perusahaan
SOP perusahaan adalah panduan atau prosedur kerja yang sistematis untuk memudahkan karyawan menyelesaikan pekerjaan dan mengurangi kemungkinan terjadi kesalahan.
Agar bisa mendapatkan manfaat dan mencapai tujuan SOP, Anda perlu mengikuti langkah-langkah yang benar dan tepat dalam membuat SOP. Berikut langkah-langkahnya:
1. Identifikasi Tujuan dan Lingkup SOP
Sebelum memulai pembuatan SOP, lakukan identifikasi tujuan dan lingkup SOP. Anda bisa menggunakan pertanyaan, seperti “Apa yang ingin dicapai dengan SOP ini?” atau “Proses kerja yang mana yang membutuhkan SOP?”
Anda boleh juga melihat terlebih dahulu operasional bisnis secara keseluruhan dan cari secara spesifik mana saja tugas berulang dan rentan terjadi kesalahan.
Misalnya, proses penerimaan bahan baku, manajemen inventaris dan stok barang, pengoperasian alat produksi, dan sebagainya.
2. Analisis dan Dokumentasikan Proses yang Dibutuhkan
Setelah melakukan identifikasi, maka selanjutnya Anda perlu menganalisis dan mendokumentasikan proses yang sudah ada dan yang belum ada.
Untuk melakukan tahap ini, Anda butuh berkolaborasi dengan karyawan yang terlibat langsung dalam proses kerja untuk tahu alur pekerjaannya secara pasti.
Pada prinsipnya, Anda perlu mendapatkan pengetahuan mendalam mengenai proses yang akan di-SOP-kan melalui observasi, wawancara dengan para ahli, dan pengumpulan data relevan.
Tujuannya agar informasi yang Anda kumpulkan akurat dan up to date untuk kemudian bisa dimasukkan dalam SOP...
3. Identifikasi Pemangku Kepentingan (Stakeholders)
Sebelum membuat SOP perusahaan, Anda juga perlu mengidentifikasi pemangku kepentingan (stakeholders) yang akan terlibat dalam pembuatan maupun penerapan SOP.
Misalnya, siapa saja yang akan terlibat dalam melaksanakan SOP ini? Siapa yang akan bertanggung jawab?
Mengidentifikasi pemangku kepentingan akan membantu Anda memahami peran dan tanggung jawab setiap individu atau departemen terkait.
4. Bentuk Tim Khusus untuk Menyusun SOP
Setelah siap seluruh data dan informasi, maka Anda perlu membentuk tim khusus yang bertanggung jawab dalam proses penulisan dan penyusunan SOP.
Lebih bagus lagi kalau tim ini terdiri dari beberapa orang staf HRD yang paham bagaimana seharusnya cara kerja SOP dalam suatu perusahaan.
5. Buat Rancangan Awal SOP
Merancang Standar Operasional Prosedur bergantung pada bagaimana bentuk standar operasi yang akan dipakai nantinya. Ada beberapa bentuk SOP yang bisa digunakan, seperti graphic format, simple steps, atau hierarchical steps.
Nah, tinggal Anda sesuaikan saja bentuk SOP yang mau dibuat dengan kebutuhan dan proses kerja yang mau disusun dalam bentuk standar operasional prosedur.
Sementara jika nantinya berbentuk flowchart, maka para tim penyusunan harus bisa tentukan masalah apa yang akan diselesaikan.
6. Tuliskan Langkah-langkah Proses secara Rinci
Saat menulis SOP, pastikan Anda mencantumkan langkah-langkah proses secara rinci. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
Selain itu, pastikan urutan atau alur kerja logis dengan detail penting lainnya juga harus disertakan. Jika memungkinkan, sertakan gambar atau diagram untuk memperjelas instruksi.
7. Review dan Validasi SOP
Setelah proses penulisan SOP selesai, lakukan review terlebih dahulu dengan melibatkan pemangku kepentingan, seperti supervisor atau manajer departemen terkait.
Minta mereka memeriksa dan memberikan masukan pada SOP yang telah dibuat. Pastikan SOP telah diuji dan dianggap praktis sebelum diimplementasikan.
8. Distribusikan SOP dan Beri Pelatihan Jika Perlu
SOP yang telah selesai ditulis harus didistribusikan dengan tepat, atau bisa diakses kapanpun karyawan membutuhkannya.
Pertimbangkan penggunaan sistem manajemen dokumen atau intranet perusahaan untuk memudahkan distribusi dan pembaruan.
Jika memungkinkan beri pelatihan kepada karyawan sehingga bisa memahami SOP dengan baik, mengimplementasikannya dengan cara yang benar, dan tahu di mana harus mengakses SOP ketika mereka membutuhkan panduan.
Dengan mendistribusikan SOP dengan tepat, karyawan pun bisa bekerja dengan efektif dan efisien. Di saat yang sama, Anda sebagai pemilik perusahaan bisa merasakan manfaat SOP bagi kemajuan perusahaan.
9. Evaluasi dan Revisi Berkala
SOP bukanlah dokumen yang tetap dan tak berubah. Proses bisnis dan kebutuhan perusahaan dapat berubah seiring waktu.
Oleh karena itu, penting untuk secara berkala mengevaluasi dan merevisi SOP sesuai kebutuhan, tetap relevan, dan efektif.
Contoh SOP Perusahaan
Setiap bisnis mempunyai pasar unik. Begitupun pelaku usaha punya gaya kepemimpinan yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Maka hal yang sama juga berlaku dengan SOP. Tidak ada bisnis yang punya SOP identik.
Meski begitu, tetap ada beberapa contoh SOP perusahaan yang bisa Anda jadikan referensi. Tinggal nanti Anda ubah dan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Misalnya, contoh SOP perusahaan berikut ini:
SOP Divisi Produksi
- Buat berbagai langkah pada lini produksi.
- Standar perawatan untuk peralatan, prosedur inspeksi.
- Cara untuk melatih karyawan yang baru.
SOP Divisi Keuangan & Administrasi
- Cara dalam pengelolaan piutang dagang – proses untuk penagihan serta pembayaran.
- Pengelolaan dari proses hutang dagang – memaksimalkan arus kas seraya memenuhi semua tenggat pembayaran.
Semoga 9 langkah praktis membuat SOP perusahaan di atas bisa membantu Anda membuat SOP yang paling tepat, sesuai, serta relevan dengan kebutuhan bisnis. Misalkan membutuhkan SOP untuk bisnis kuliner, Anda bisa mempelajarinya pada ulasan berikut: Contoh SOP Restoran dan Bisnis Kuliner.
About
