Salah satu hal yang menarik ketika mengambil bisnis melalui sistem franchise adalah karena bantuan (supports) yang diberikan oleh Franchisor. Laporan keuangan franchise merupakan salah satu support yang diberikan oleh Franchisor dengan metode Monitoring dan Kontrol.
Dalam melakukan monitoring (dan kontrol) bisnis Franchisee, ada beberapa hal yang biasa dilakukan oleh Franchisor, yaitu melakukan kunjungan ke lokasi Franchisee, serta memberi masukan dari hasil analisa Laporan Keuangan Franchisee.
Kunjungan yang dilakukan oleh Franchisor ke lokasi Franchisee juga bermacam-macam, ada yang resmi dan ada yang secara diam-diam (misalnya dengan mengirim mystery guest).
Tujuan dari kunjungan ini adalah untuk mengetahui perilaku dan tata kerja karyawan Franchisee dalam menangani kegiatan sehari-hari, apakah telah sesuai dengan yang dilatih atau diajarkan.
Khusus untuk kunjungan resmi, evaluasi dan perbaikan cara kerja dapat langsung diberikan dan atau dilatih ulang kepada para karyawan Franchisee.
Baca juga: Cara Menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP)
Kegiatan monitoring dan kontrol ini sering juga disebut orang sebagai franchise audit.
Hanya perlu dicamkan, dalam aktifitas monitoring dan kontrol, obyektif pekerjaan adalah bahwa cara kerja menjadi benar (sesuai pelatihan) setelah cara kerja yang salah ditemukan, bukan seperti obyektif audit pada umumnya, yaitu untuk mencari bukti bahwa cara kerja tidak melakukan kesalahan atau ada kesalahan.
Mengenai masukan yang diberikan oleh Franchisor dari hasil analisa laporan keuangan milik Franchisee, adalah masukan atas analisa hasil kinerja Franchisee yang telah lalu.
Seperti kita ketahui bersama, laporan keuangan menunjukan apa yang telah dilakukan Franchisee (manajemen Franchisee) pada periode kerja laporan tersebut (dan kinerja sebelumnya).
Atau dengan kata lain, laporan keuangan memberikan informasi yang menyangkut posisi keuangan serta perubahannya serta kinerja yang telah dilakukan.
Walaupun laporan keuangan tidak menyediakan semua informasi yang mungkin dibutuhkan oleh Franchisor (dan juga Franchisee) untuk mengambil keputusan (keputusan ekonomi), tetapi hal tersebut akan dapat mengarahkan penugasan kerja bagi staf Franchisor dalam monitoring dan kontrol untuk hal-hal yang menjadi perhatian utama.
Misalnya, dalam laporan keuangan Franchisee terdapat kenaikan yang tidak wajar dalam nilai prosentase penyusutan (pada laporan laba rugi), maka tanpa melihat pergeseran kas dari analisa laporan neraca keuangan untuk dua periode berturut-turut, akan timbul kesimpulan sementara bahwa telah terjadi pembelian asset baru pada outlet Franchisee.
Dengan demikian pada saat kunjungan (monitoring dan kontrol) dilakukan, staf dari Franchisor dapat langsung meninjau keadaan di outlet milik Franchisee, apakah ada pembelian asset baru.
Bila benar ada pembelian aset baru, apakah dikarenakan asset lama sudah rusak atau hal lain yang tidak berhubungan dengan bisnis yang dijalankan.
Apabila dikarenakan asset lama yang rusak, maka dapat ditelusuri apakah kerusakan dikarenakan kegagalan operasional asset, atau kesalahan pemeliharaan, atau umur asset, dan seterusnya.
Contoh lain, bila terjadi penurunan prosentase dari nilai Gros Marjin (Laba Kotor), maka kesimpulan sementara dapat menuju kepada kenaikan dari HPP (Harga Pokok Pembelian) pada outlet Franchisee.
Kenaikan HPP ini dapat mengarahkan Franchisor untuk menyelidiki apakah terjadi kenaikan harga pada pembelian bahan dasar (raw material) di lokasi Franchisee, atau telah terjadi kesalahan pengolahan bahan dasar, atau kenaikan/ penimbunan pada stok bahan dasar.
Apabila analisa selanjutnya mengarah kepada kesalahan pengolahan bahan dasar, maka beberapa perkiraan baru akan dapat ditentukan, seperti kerusakan bahan dasar, atau pencurian bahan dasar, atau pengulangan pengolahan bahan dasar karena kesalahan manusia, dan lain-lain.
Bila saat kunjungan dilakukan dan hasilnya menunjukan pada kerusakan bahan dasar, maka analisa akan berlanjut kepada ketidak mampuan alat penyimpan bahan dasar atau kesalahan manusia, dan seterusnya, sehingga Franchisor dapat menyarankan Franchisee untuk mengambil tindakan yang tepat.
Laporan Keuangan (financial reports) perusahaan adalah catatan informasi keuangan pada suatu periode akuntansi tertentu, yang digunakan untuk membaca kinerja dari perusahaan tersebut.
Untuk dapat membaca kinerja perusahaan, minimum Laporan Keuangan meliputi Laporan Laba Rugi suatu periode tertentu, dan Laporan Neraca perusahaan dari periode yang sama dalam bentuk dua periode yang berurutan (periode yang sama dengan Laporan Laba Rugi dan periode sebelumnya).
Untuk Indonesia, cara pembuatan Laporan Keuangan mengikuti aturan, yaitu mengikuti Standar Akutansi Keuangan yang telah ditentukan oleh IAI (Ikatan Akuntan Indonesia), yang juga mengacu kepada IFRS (International Financial Reporting Standards).
Untuk Franchisor, dengan tetap tidak menyalahi aturan standarisasi laporan keuangan yang telah ditetapkan, masih dapat mem-personafikasikan bentuk laporan tersebut untuk kepentingan analisa Franchisor.
Tentunya dalam bentuk software yang “dipinjamkan” dan dilatih cara penggunaannya kepada para Franchisee.
Misalnya, kerusakan pada bahan baku akan diperhitungkan pada biaya Harga Pokok Pembelian (HPP). Tetapi untuk dapat menganalisa kestabilan harga pokok pembelian serta menelusuri kerusakan pada bahan baku, maka cara pelaporan dipisahkan.
Pada pelaporan HPP tidak dimasukan barang rusak dan atau kehilangan pada bahan baku, tetapi kerusakan/kehilangan pada bahan baku dilaporkan (dibukukan) pada akun/pos tertentu.
Sehingga ketika laporan keuangan dicetak, maka akan terlihat berapa banyak bahan baku (atau stok) yang rusak/ hilang.
Untuk itu dapat disampaikan saran perbaikannya, apakah pelatihan pemeliharaan dan penyimpanan, atau penggantian unit penyimpan, atau penanggulangan pencurian, dan lain sebagainya.
Baca juga: Bagaimana cara hitung HPP dan Harga Jual dengan Mudah
Dari hal semua diatas, yang terpenting adalah bahwa Franchisor (atau stafnya) dapat mengerti cara membaca laporan keuangan franchise, dan benar-benar mastery di bisnis yang dipasarkan secara franchising tersebut.
Mastery di bisnis juga merupakan salah satu sebab dari didesainnya sebuah bentuk laporan keuangan. Hal lain, tentunya software untuk membuat pelaporan keuangan tersebut dibuat tidak rumit dan mudah diajarkan.
Sumber: majalahfranchise.com
About
