Pengertian, Fungsi dan Jenis Standar Operasional Prosedur (SOP)

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Tujuan melakukan penyusunan SOP adalah untuk membuat aturan kerja yang jelas dan sistematis sehingga bisa menghasilkan kinerja yang baik, operasional yang unggul, meminimalkan kesalahan, mengurangi variabilitas, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Di saat yang sama, adanya SOP menjadi panduan kerja yang berlaku bagi semua karyawan, baik bagi karyawan baru maupun karyawan lama, sehingga dapat menciptakan koordinasi yang baik antar karyawan maupun antar divisi, hemat biaya pelatihan dan operasional, serta memudahkan pengawasan.

Fungsi SOP dalam Perusahaan

Setelah mengetahui pengertian standar operasional prosedur, penting juga untuk mengetahui fungsi SOP agar lebih mudah dalam mengkomunikasikan suatu kegiatan organisasi dengan benar. Nah, beberapa fungsi SOP, antara lain:

1. Alat Komunikasi

Fungsi utama SOP bisa sebagai alat komunikasi berkaitan dengan proses dan prosedur kerja. Jadi manager atau supervisor tidak perlu terus menerus menerangkan langkah atau alur kerja kepada karyawan.

Cukup menyediakan SOP dan karyawan bisa membaca sendiri panduan tersebut, kemudian bisa langsung mengerjakan tugasnya.

2. Standarisasi

SOP menetapkan pendekatan yang seragam dalam melaksanakan tugas atau proses, memastikan konsistensi, dan mengurangi ambiguitas.

Dengan menetapkan prosedur standar, setiap karyawan di dalam perusahaan bisa bekerja dengan cara yang sama untuk menyelesaikan pekerjaan berulang. Kualitas hasil kerjanya pun bisa lebih konsisten.

3. Kontrol Kualitas

SOP bertindak sebagai alat untuk kontrol kualitas di mana setiap karyawan seharusnya bekerja dengan alur kerja yang sudah ditentukan sehingga dapat mencapai hasil yang konsisten dan berkualitas tinggi.

Jika dalam proses ditemukan ada produk yang kualitasnya tidak sesuai ketentuan, maka tinggal diperiksa apakah karyawan yang mengerjakan sudah sesuai SOP atau belum.

4. Manajemen Risiko

Dengan adanya SOP sebagai panduan, perusahaan dapat memitigasi risiko operasional untuk menangani potensi masalah atau keadaan darurat.

Antisipasi dan penangan risiko yang sudah dilakukan lebih awal bisa membantu perusahaan memastikan keselamatan karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan.

5. Peningkatan Proses

SOP berfungsi sebagai dasar pengambilan inisiatif dan melakukan perbaikan yang berkelanjutan.

Bahkan, SOP dapat menjadi dasar evaluasi proses yang ada, kemudian mengidentifikasi area mana saja yang bisa ditingkatkan untuk mengoptimalkan efisiensi dan efektivitas.

6. Meningkatkan Efisiensi

Dengan memiliki SOP yang baik, perusahaan dapat mengurangi kesalahan dan menghindari duplikasi pekerjaan.

Panduan yang jelas dengan langkah-langkah yang mudah diikuti juga dapat meningkatkan efisiensi operasional.

7. Meningkatkan Keamanan

Di dalam SOP, terdapat pula langkah-langkah bekerja yang aman dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Hal ini dapat membantu mengurangi risiko kecelakaan atau cedera.

Jenis – jenis Standar Operasional Prosedur (SOP)

Sebelum membahas jenis-jenis SOP, Anda perlu tahu pembagian SOP dalam beberapa kategori utama, yaitu:

• Sifat kegiatan: terbagi menjadi dua, yaitu SOP teknis dan SOP administratif.
• Besar kegiatan: SOP mikro dan SOP makro.
• Jenis kegiatan: SOP spesifik dengan SOP generik.
• Kelengkapan kegiatan: SOP final dan SOP parsial.

Lalu jenis-jenis Standar Operasional Prosedur (SOP) yang umum perusahaan gunakan, antara lain:

1. SOP Administrasi

Sesuai namanya, maka jenis SOP administrasi berkaitan dengan administrasi atau manajemen. Misalnya, prosedur perekrutan karyawan baru, manajemen keuangan, manajemen sumber daya manusia, dan administrasi umum lainnya.

2. SOP Produksi

Bagian produksi biasanya berhubungan langsung dengan kegiatan memproduksi barang atau jasa. Maka jenis SOP produksi akan berisi langkah-langkah yang harus karyawan produksi terapkan tanpa terkecuali.

Isi SOP-nya bisa berupa:

• Penggunaan mesin dan peralatan.
• Alur kerja bagian produksi.
• Pengendalian kualitas.
• Pemeliharaan peralatan.
• dll.

3. SOP Keamanan & Keselamatan Kerja

Dalam proses kerja, ada prosedur dan protokol yang perlu seluruh karyawan ikuti demi menjaga keamanan di tempat kerja, sekaligus keselamatan kerja. Nah, sebagai panduan, perusahaan pun membuat SOP keamanan dan keselamatan kerja.

SOP Keamanan mencakup prosedur dan protokol yang harus diikuti untuk menjaga keamanan di tempat kerja. Ini meliputi aturan kebakaran, prosedur evakuasi, penggunaan alat pelindung diri, dan pengendalian akses ke area terbatas.

Dalam SOP jenis ini, kadang juga disertakan panduan kesehatan dan penggunaan bahan berbahaya. Misalnya kebijakan pengendalian infeksi, penggunaan bahan kimia yang aman, dan prosedur darurat medis.

4. SOP Pemasaran dan Penjualan

SOP Pemasaran dan Penjualan berfokus pada langkah-langkah untuk mengoptimalkan proses kerja bagian pemasaran penjualan.

Beberapa topik penting yang biasanya tercantum dalam SOP, antara lain prosedur pengembangan strategi pemasaran, manajemen kampanye iklan, penanganan pelanggan, analisis data penjualan, dll.

5. SOP Layanan Pelanggan

Umumnya jenis SOP yang satu ini untuk bagian layanan pelanggan atau customer service.

Isi SOP-nya tentu saja yang berkaitan dengan pelanggan, seperti panduan penanganan keluhan pelanggan.
Selain itu, ada pula panduan mengenai proses pengembalian barang, penyelesaian masalah pelanggan, berinteraksi dengan pelanggan, dan sebagainya.

Tujuan dan fungsi yang mendasar dari adanya SOP adalah untuk memberikan instruksi yang jelas, ringkas, namun detail, berkaitan dengan pelaksanaan operasional usaha yang rutin dan perlu dilakukan secara konsisten.

Dengan menerapkan setiap langkah dalam SOP, maka akan ada banyak manfaat yang bisa perusahaan dapatkan. Apa saja? Cek di sini jawabannya: Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) Bagi Perusahaan.