Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan yang dibuat dengan benar dapat mengoptimalkan kesuksesan bisnis. Dengan catatan, SOP dibuat mengikuti prinsip yang memang wajib ada. Nah, apa prinsip yang harus dipenuhi dalam membuat SOP kantor?
7 Prinsip SOP Perusahaan
Cara membuat standar operasional prosedur perlu memperhatikan prinsip-prinsip penyusunan agar lebih efektif dan lebih mudah untuk dijalankan. Berikut beberapa prinsip SOP perusahaan tersebut, yaitu:
1. Memiliki Efisiensi dan Efektivitas
Dalam pembuatan SOP harus memperhatikan tingkat efektif maupun efisiensi. Agar dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan tidak memiliki hambatan, bahkan tidak menimbulkan kerancuan.
2. Mudah Dimengerti dan Jelas
Prinsip kedua dalam menyusun SOP ini seharusnya mudah dimengerti dan jelas. Dengan cara ini, karyawan jadi lebih mudah membaca, mempelajari, dan mengikuti panduan dalam SOP.
3. Komprehensif
SOP yang komprehensif adalah SOP yang mencakup semua langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses tertentu.
Memastikan prinsip SOP yang komprehensif sudah tentu dapat membantu karyawan memahami proses kerja sehingga bisa bekerja secara efektif.
Lalu, bagaimana cara menerapkan prinsip komprehensif dalam SOP? Berikut beberapa tips membuat SOP yang komprehensif:..
- Identifikasi semua langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses.
- Buat daftar langkah-langkah atau alur kerja secara berurutan.
- Jelaskan setiap langkah dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
- Tambahkan gambar atau diagram untuk membantu memperjelas bagian penting.
- Periksa SOP secara berkala dan pastikan isinya selalu up to date dan relevan dengan kondisi terbaru perusahaan.
Contoh: SOP untuk coffee shop. Maka isi SOP-nya bisa saja tentang cara membuat kopi. Di dalamnya mencakup semua langkah yang diperlukan untuk membuat kopi, mulai dari menyiapkan alat dan bahan hingga cara menyajikan kopi yang sudah jadi.
4. Bersifat Dinamis dan Mengikat
SOP yang ada seharusnya memiliki sifat mengikat, namun tidak semena-mena, sehingga seluruh kegiatan perusahaan bisa terlaksana sesuai prosedur yang sudah ditetapkan.
Selain itu, SOP juga harus bersifat dinamis. Hal ini akan bermanfaat apabila terjadi perubahan maupun revisi, baik secara internal maupun eksternal. Dengan cara ini, perusahaan pun jadi lebih mudah menjalankan kegiatan operasionalnya.
5. Memenuhi Ketentuan Hukum yang Berlaku
Prinsip selanjutnya yang paling penting yaitu memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. Maka dalam proses penyusunan SOP perusahaan perlu campur tangan dari pimpinan. Mengapa? Agar landasan hukum dapat dipatuhi dan dilaksanakan secara benar.
6. Terukur dan Konsisten
Membuat SOP haruslah memiliki standar kualitas tertentu agar pencapaian keberhasilan dapat diukur. Jangan lupa, isi SOP harus konsisten, baik tatalaksana maupun prosedurnya, dengan harapan seluruh jajaran perusahaan dapat melaksanakan isi SOP dengan baik.
7. Fleksibel
SOP harus bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan perubahan yang terjadi. Hal ini karena lingkungan bisnis yang terus berubah, dan SOP harus dapat mengikuti perubahan tersebut.
Misalnya, jika ada perubahan peraturan pemerintah, SOP harus dapat disesuaikan dengan perubahan peraturan tersebut. Jika ada perubahan teknologi, SOP juga harus dapat disesuaikan dengan perubahan teknologi tersebut.
8. Berorientasi Pada Hasil
SOP harus berorientasi pada hasil dan harus menjelaskan apa yang ingin dicapai dengan proses tersebut. Hal ini penting agar karyawan dapat memahami tujuan dari proses tersebut dan dapat bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan tersebut.
Agar SOP dapat berorientasi pada hasil, Anda perlu menjelaskan tujuan dari proses, ada penjelasan apa yang mau dicapai, dan apa yang harus dilakukan ketika proses berjalan tidak lancar.
9. Disetujui
SOP harus disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum diterapkan. Ini cara terbaik untuk memastikan SOP sudah sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan.
Di saat yang sama, persetujuan dari pihak yang berwenang juga akan memberikan rasa tanggung jawab bagi karyawan untuk mematuhi SOP perusahaan.
Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP)
Berikut terdapat beberapa contoh standar operasional prosedur yang sering digunakan oleh beberapa perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
1. Pada Proses Produksi atau Operasional
Anda bisa membuat langkah-langkah produksi, standar yang digunakan dalam perawatan, prosedur inspeksi maupun cara pelatihan untuk pegawai baru.
2. SOP untuk Mempekerjakan Staf
Isi SOP dapat berupa kebijakan orientasi maupun pelatihan karyawan, kemudian penjelasan mengenai pekerjaan. Anda juga dapat memasukkan daftar tindakan yang disiplin, korektif, dan pengelolaan mengenai ulasan kinerja.
3. SOP untuk Administrasi dan Keuangan
SOP ini biasanya berisi tentang cara mengelola piutang dagang maupun proses pembayaran ataupun penagihan.
4. SOP untuk pemasaran, Penjualan, dan Layanan Pelanggan
Dalam SOP bisa dimasukkan aturan mengenai garansi, pengembalian uang maupun kebijakan pertukaran, cara melakukan penawaran harga. Selain itu juga standarisasi yang digunakan dalam melakukan proses pengiriman layanan termasuk waktu respons.
Contoh standar operasional prosedur pada layanan pelanggan ini diperlukan acuan aturan maupun cara pengakuan, komentar dan saran dari pelanggan.
Adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) sangat membantu kelancaran bisnis dan operasional usaha. Bahkan, bisa membuat seluruh elemen dalam perusahaan bekerja secara efektif. Untuk tahu lebih banyak mengenai pentingnya SOP perusahaan, Anda bisa membacanya pada artikel berjudul: Pentingnya Standar Operasional Prosedur Perusahaan.
About
