Agar operasional perusahaan berjalan lancar, penting untuk memiliki prosedur operasional yang jelas dan terstruktur rapi. Itulah sebabnya, perusahaan perlu memiliki SOP atau standar operasional prosedur. Yuk, baca penjelasan lengkap tentang apa itu SOP dan kenapa bisnis memerlukan SOP?
Apa Itu SOP?
SOP singkatan dari Standard Operating Procedure. Dalam bahasa Indonesia dapat diterjemahkan menjadi Prosedur Operasional Standar.
Pengertian SOP adalah serangkaian langkah-langkah atau instruksi tertulis yang menggambarkan bagaimana suatu tugas atau proses harus dilakukan.
Isi SOP bisa berupa langkah-langkah yang terperinci, petunjuk, aturan, dan kebijakan yang harus karyawan ikuti dalam menjalankan tugas mereka.
Nah, sebagai dokumen penting yang mencakup detail tugas dan operasional yang harus diikuti oleh seluruh karyawan di perusahaan, SOP menjadi panduan untuk memastikan semua karyawan memahami dan mengikuti metode kerja yang sudah ditetapkan secara konsisten.
Tujuannya tentu saja untuk meminimalkan kesalahan, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta menjaga kualitas layanan atau produk.
SOP dapat mencakup berbagai aspek operasional perusahaan, mulai dari proses produksi, manajemen inventaris, layanan pelanggan, hingga prosedur keamanan dan keselamatan.
Namun syarat dan format SOP pada setiap industri bisa saja berbeda tergantung pada jenis kegiatan atau berdasarkan peraturan yang sudah ditetapkan, baik oleh perusahaan sendiri maupun oleh aturan pemerintah berkaitan dengan industri tertentu...
Kenapa Bisnis Memerlukan SOP?
Mungkin Anda akan bertanya kenapa kok bisnis masih memerlukan SOP?
Padahal ketika merekrut karyawan baru, sudah pasti Anda melatih dan mengajari mereka terlebih dahulu mengenai cara dan prosedur kerja yang benar.
Nah, berikut ini beberapa alasan bisnis membutuhkan SOP:
1. Hemat Waktu dalam Jangka Panjang
Semua karyawan mendapatkan pelatihan yang sama, namun dalam praktiknya mereka melakukan tugas bisa saja dengan cara yang berbeda. Beberapa di antara mereka bisa bekerja lebih cepat, sementara yang lain butuh waktu lebih lama.
Cara kerja yang berbeda di atas bisa diminimalkan kalau perusahaan memiliki SOP yang membuat semua karyawan bekerja dengan aturan dan alur proses kerja yang sama.
Memang, membuat SOP butuh waktu. Tetapi Anda hanya perlu membuatnya satu kali, kemudian melakukan revisi hanya jika dibutuhkan. Adanya SOP membuat Anda bisa menghemat banyak waktu untuk jangka panjang.
2. Meningkatkan Komunikasi dan Efektivitas Bekerja
Keberhasilan operasional usaha terletak pada komunikasi yang efektif.
Adanya standar operasional prosedur yang jelas memungkinkan setiap karyawan memahami tugasnya masing-masing, termasuk cara menyelesaikan tugas tersebut.
Ketika ada karyawan yang lupa dengan cara kerja, mereka cukup membaca dokumen SOP dan setelahnya bisa langsung mulai bekerja, tanpa perlu menunggu arahan dari supervisor atau manajer lagi.
3. Memastikan Kepatuhan Aturan dan Keselamatan Kerja
SOP adalah dokumen yang berisi panduan dan standar bekerja di mana setiap karyawan perlu mematuhi aturan dan kebijakan yang sudah ditetapkan demi menghindari semua jenis litigasi dan risiko.
Dengan mematuhi standar yang berlaku, karyawan dapat bekerja dengan cara yang konsisten, efisien, dan produktif. Selain itu, keselamatan karyawan dalam bekerja juga lebih terjamin.
4. Membangun Konsistensi dan Akuntabilitas
Memastikan alur kerja yang efisien dan lancar bagi setiap elemen di dalam perusahaan menjadi kunci peningkatan produktivitas.
Di saat yang sama, saat semua karyawan tahu persis apa yang perlu mereka lakukan berkat adanya SOP akan menghasilkan kinerja yang konsisten dan tak ada pemborosan sumber daya.
SOP sebagai prosedur operasi standar dapat sekaligus sebagai pedoman para manajer di dalam perusahaan melakukan penilaian kinerja. Hal ini tentu saja berdampak pada peningkatan akuntabilitas.
5. Peningkatan Pendapatan
Cukup banyak hasil survei yang menyebutkan bahwa perusahaan yang memiliki pelatihan komprehensif demi peningkatan keahlian karyawan, ternyata sekaligus dapat meningkatkan pendapatan usaha.
Nah salah satu dokumen pendukung yang memudahkan proses orientasi dan melatih karyawan untuk bekerja sesuai prosedur adalah SOP. Dokumen ini berguna baik untuk karyawan baru maupun karyawan lama sehingga mereka bisa bekerja efektif sesuai alur kerja yang telah ditentukan.
Hal Penting yang Perlu Anda Perhatikan dalam Membuat SOP
Kerangka sistematika atau susunan kerja perlu dibuat terlebih dahulu karena merupakan pondasi utama yang mempengaruhi kualitas SOP di kemudian hari.
Perencanaan alur atau proses kerja, penentuan format SOP, membuat template, termasuk bagaimana cara karyawan bisa mengakses SOP.
Perlu melakukan wawancara pada setiap karyawan untuk mengetahui aktivitas harian dan bagaimana karyawan bekerja. Hasil dari wawancara akan berguna dalam penulisan SOP yang detail.
Diskusikan SOP yang baru selesai ditulis kepada berbagai pihak untuk melihat apakah SOP sudah sesuai kebutuhan atau masih ada ketidaksesuaian dengan sistem dan alur kerja seharusnya.
Jika SOP sudah fix, maka langkah selanjutnya perlu ada sosialisasi sehingga semua karyawan di perusahaan bisa memanfaatkan SOP dengan optimal untuk peningkatan produktivitas kerja.
Pelatihan untuk sosialisasi SOP juga bisa dilakukan. Lalu setelah 6-12 bulan kemudian, coba lakukan evaluasi untuk mengetahui apakah SOP sudah memberi dampak positif pada peningkatan kinerja atau masih perlu perbaikan.
SOP adalah Standar Operasional Prosedur yang berguna untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Nah, supaya bisa membuat SOP, alangkah baiknya Anda pahami dulu Pengertian, Fungsi, dan Jenis Standar Operasional Prosedur (SOP).
About
